Confidentialité & Conditions d’utilisation

Mentions légales

• Éditeur — RDVnow SaaS de prise de rendez-vous, rappels e-mail, envoi de reçus et mesure de satisfaction client
• Adresse — Montréal (QC), Canada
• Courriel — info@rdvnow.ca
• Lieu principal d’hébergement des données — Toronto (ON), Canada
• Hébergeur — Infrastructure cloud professionnelle, avec centres de données situés principalement à Toronto (Ontario, Canada) et des niveaux de sécurité conformes aux pratiques du secteur.

Politique de Confidentialité

Chez RDVnow, nous traitons le minimum de données nécessaire pour faire fonctionner la plateforme de prise de rendez-vous, rappels e-mail, envoi de reçus et enquêtes de satisfaction client. Cette politique explique quelles données sont collectées, pour quelles finalités et quels sont vos droits.

1) Qui est responsable ?

RDVnow fournit un logiciel en ligne (SaaS) utilisé par des professionnels et entreprises pour gérer leurs rendez-vous, envoyer des rappels, émettre des reçus et recueillir des avis de satisfaction. En règle générale :

• le professionnel / l’entreprise qui vous invite ou vous suit reste responsable (« responsable du traitement ») des données de ses propres clients,
• RDVnow agit comme prestataire technique (« sous-traitant » ou « processor ») pour héberger et traiter ces données pour le compte de ce professionnel, selon ses instructions.

2) Données que nous traitons

• Données de compte : adresse e-mail, nom / prénom facultatifs, langue d’interface, paramètres du compte, rôles utilisateurs et préférences des services configurés.
• Données de rendez-vous : nom du client, coordonnées de contact, service concerné, professionnels impliqués, date et heure du rendez-vous, statut (confirmé, annulé, reporté, non-présentation, etc.).
• Données de communication : contenu des rappels, invitations, liens de confirmation, de report ou d’annulation, ainsi que les informations techniques de remise (ouvert / non ouvert, rebond, désinscription, clics).
• Données de satisfaction : notes de 1 à 5 et commentaires éventuels laissés après un rendez-vous, ainsi que les métadonnées associées (date, horaire, professionnel ou service concerné).
• Données de paiement : les paiements sont traités de manière sécurisée par notre prestataire (par exemple, Stripe). Nous ne stockons pas vos numéros de carte bancaire sur nos serveurs.
• Données de facturation et reçus : coordonnées de facturation, informations relatives aux abonnements ou plans souscrits, montants facturés, identifiants de transaction, ainsi que les copies électroniques de factures et reçus envoyés ou générés via la plateforme.
• Données techniques : logs serveurs, adresse IP, type de navigateur, données de configuration de l’appareil, cookies techniques, identifiants de session et informations similaires, utilisées pour la sécurité, la prévention des abus et les statistiques d’usage agrégées.

3) Pourquoi utilisons-nous vos données ?

• Fournir le service : prise de rendez-vous, rappels, enquêtes de satisfaction, envoi et génération de reçus ou factures électroniques, exports et tableau de bord.
• Assurer la sécurité : authentification, journalisation des accès, gestion des droits, lutte contre le spam et les abus, prévention des tentatives de fraude.
• Améliorer la plateforme : statistiques anonymisées, suivi des performances, ergonomie, test de nouvelles fonctionnalités.
• Gérer l’abonnement et la facturation des comptes payants (suivi des paiements, gestion des plans, historique de facturation).
• Vous informer de mises à jour importantes du service (changements techniques, sécurité, conditions d’utilisation, interruptions planifiées).

4) Sous-traitants et transferts

Nous pouvons faire appel à des prestataires spécialisés (hébergeur, envoi d’e-mails transactionnels, solution de paiement, outils de monitoring ou de support). Ces prestataires n’accèdent aux données que pour exécuter leur mission, sur la base de contrats de confidentialité et de sécurité.

Les données applicatives sont en priorité hébergées dans des centres de données situés à Toronto (Ontario, Canada), ou dans des infrastructures offrant un niveau de protection équivalent. Lorsque des données peuvent être traitées hors de votre pays, nous nous efforçons de choisir des prestataires reconnus et d’encadrer ces transferts.

5) Durées de conservation

• Données de compte : conservées pendant la durée d’utilisation de la plateforme, puis archivées pendant une courte période en cas de litige potentiel ou d’obligation légale.
• Données de rendez-vous, de communication, de satisfaction et de reçus : conservées tant que votre compte reste actif, puis supprimées ou anonymisées selon les besoins opérationnels, sauf obligations légales de conservation plus longues (par ex. en matière comptable).
• Logs techniques : généralement conservés quelques semaines à quelques mois, sauf nécessité de sécurité ou d’enquête technique.
• Données de facturation : conservées pendant la durée requise par la loi fiscale applicable.

6) Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires pour la connexion, la sécurité, la gestion de session et la personnalisation de la langue. Des cookies ou traceurs de mesure d’audience et d’optimisation peuvent également être utilisés pour mieux comprendre l’usage de la plateforme, de manière agrégée.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies facultatifs. Certains services risquent alors de fonctionner moins bien ou d’être moins personnalisés.

7) Vos droits

Selon votre situation et la réglementation applicable, vous pouvez notamment :

• demander l’accès à vos données personnelles,
• demander la rectification de données inexactes ou incomplètes,
• demander la suppression de certaines données, dans les limites des obligations légales,
• vous opposer à certains traitements ou limiter leur utilisation, lorsque la loi le permet,
• retirer votre consentement, lorsqu’un traitement repose sur celui-ci, sans effet rétroactif sur les traitements déjà effectués.

Pour exercer ces droits, ou pour toute question sur cette politique, vous pouvez nous contacter à info@rdvnow.ca. Nous pourrons vous demander des informations supplémentaires pour vérifier votre identité avant de répondre.

8) Mises à jour de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité pour refléter l’évolution du service, des lois ou de nos pratiques internes. En cas de changement important, nous pourrons vous en informer par e-mail ou via un message dans l’application.

9) Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation ou la destruction.

• chiffrement des communications entre votre navigateur et nos serveurs (HTTPS),
• contrôle des accès et séparation des environnements (production / test),
• sauvegardes régulières et supervision de l’infrastructure,
• limitation de l’accès aux données aux seules personnes qui en ont besoin pour leurs fonctions.

Aucun système n’étant totalement invulnérable, nous ne pouvons cependant pas garantir une sécurité absolue. En cas d’incident majeur de sécurité relatif à vos données, nous pourrons vous en informer, lorsque la loi l’exige.

10) Traitements pour le compte des professionnels

Lorsque vous utilisez RDVnow en tant que professionnel pour traiter les données de vos propres clients (patients, usagers, adhérents, etc.), vous restez responsable du respect des lois sur la protection des données et de toute information nécessaire auprès de ces personnes.

• vous disposez d’un fondement juridique adéquat pour contacter vos clients (consentement, relation contractuelle, intérêt légitime, etc.),
• vous vous assurez que les contenus envoyés via la plateforme respectent la réglementation applicable (anti-spam, santé, secret professionnel, publicité, etc.),
• vous définissez les durées de conservation adaptées en fonction de votre activité et de vos obligations légales.
• RDVnow traite les données pour votre compte, uniquement afin de vous fournir le service, conformément à ces conditions et à vos paramètres de configuration.

Conditions Générales d’Utilisation

En créant un compte ou en utilisant RDVnow, vous acceptez les présentes conditions d’utilisation. Elles décrivent le cadre dans lequel la plateforme peut être utilisée par les administrateurs, les employés et les clients finaux.

1) Objet du service

RDVnow est un service en ligne permettant aux professionnels de proposer des rendez-vous, d’envoyer des rappels automatiques, de recueillir des avis de satisfaction client, de générer et d’envoyer des reçus (par exemple au format PDF ou par e-mail) et de produire des tableaux de bord et rapports.

Le service est proposé « tel quel » en mode SaaS (software as a service), sans installation locale, sur la base des fonctionnalités disponibles au moment de l’utilisation.

2) Création de compte et accès

• Vous devez être une entreprise, un organisme ou un professionnel agissant dans le cadre de votre activité pour ouvrir un compte.
• Vous êtes responsable de l’exactitude des informations fournies lors de l’inscription et de leur mise à jour.
• Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants et de l’usage de votre compte (y compris celui de vos employés ou collaborateurs).
• Vous devez vous assurer que les personnes que vous autorisez à utiliser la plateforme pour votre compte respectent également ces conditions.
• Vous devez vous assurer d’être autorisé à importer ou saisir dans la plateforme les coordonnées des personnes que vous contactez (clients, patients, usagers, etc.).

3) Abonnement, essai gratuit et résiliation

• Le service peut inclure une période d’essai gratuite, limitée dans le temps et dans les fonctionnalités, afin de tester la solution.
• Au-delà de cette période, la poursuite de l’utilisation peut nécessiter un abonnement payant conformément aux tarifs indiqués sur le site ou dans votre espace de gestion.
• Vous pouvez mettre fin à votre abonnement selon les modalités précisées dans votre espace de facturation. Sauf mention contraire, les sommes déjà facturées ne sont pas remboursées.
• Nous pouvons modifier les tarifs pour les périodes à venir, avec notification raisonnable, par exemple par e-mail ou via l’application.

4) Utilisation conforme et responsabilités

Vous vous engagez à utiliser la plateforme dans le respect des lois applicables (protection des données, secret professionnel, santé, publicité, anti-spam, etc.).

• Vous ne devez pas utiliser la plateforme pour envoyer du spam, des contenus illégaux, offensants, discriminatoires ou trompeurs.
• Vous êtes responsable du contenu des messages, reçus, formulaires et documents envoyés à vos clients via la plateforme.
• Vous êtes seul responsable de la conformité juridique, fiscale et réglementaire des reçus, factures et autres documents que vous générez ou envoyez au moyen de la plateforme.
• RDVnow ne fournit pas de conseil médical, juridique ou financier : la relation avec vos clients, la qualité des services rendus, les diagnostics, prescriptions ou recommandations restent sous votre responsabilité exclusive.

5) Disponibilité du service

Nous mettons en œuvre des moyens raisonnables pour garantir un fonctionnement stable et sécurisé, avec des sauvegardes régulières et une surveillance technique.

Des interruptions temporaires peuvent néanmoins survenir (maintenance, mise à jour, incident, cas de force majeure). Nous nous efforçons de limiter leur durée et leur impact, sans pouvoir garantir une disponibilité continue à 100 %.

Certaines fonctionnalités dépendent de prestataires tiers (hébergeur, e-mail, paiement, etc.). Leur indisponibilité ou leurs restrictions temporaires peuvent affecter le service sans que cela n’engage notre responsabilité au-delà de ce qui est prévu ci-dessous.

6) Limitation de responsabilité

Dans les limites permises par la loi, RDVnow ne pourra être tenu responsable des dommages indirects, pertes de données, perte d’exploitation ou manque à gagner résultant de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser la plateforme.

Votre responsabilité reste engagée vis-à-vis de vos propres clients (qualité des services rendus, contenu des messages, respect des délais, conformité des reçus et documents transmis, etc.).

Lorsque sa responsabilité est reconnue, la responsabilité globale de RDVnow à votre égard, toutes causes confondues, est en tout état de cause limitée au montant total des frais d’abonnement que vous lui avez effectivement versés au cours des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur du dommage.

Nous ne sommes pas responsables des dommages résultant d’une mauvaise utilisation du service, d’un paramétrage inadapté, d’un défaut de sécurisation de vos accès, ni des conséquences d’un cas de force majeure ou d’un incident affectant nos prestataires d’infrastructure.

7) Propriété intellectuelle

La plateforme, son design, ses fonctionnalités, son code et ses logos sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle. Vous bénéficiez d’un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non transférable, limité au cadre défini par ces conditions.

Vous vous engagez à ne pas tenter de reconstituer le fonctionnement interne de la plateforme, de la copier, de la revendre ou de la mettre à disposition de tiers en dehors des utilisations prévues pour vos propres besoins professionnels.

Vous conservez l’entière propriété des données que vous importez ou générez via le service (rendez-vous, listes de clients, contenus d’e-mails, reçus, etc.).

8) Traitement des données personnelles pour le compte des clients professionnels

Lorsque vous utilisez RDVnow pour traiter des données relatives à vos propres clients, vous êtes considéré comme responsable du traitement et RDVnow comme sous-traitant au sens des lois applicables sur la protection des données.

• vous déterminez les finalités et les moyens des traitements réalisés via la plateforme (types de messages, contenus, durée de conservation, etc.),
• vous informez correctement vos clients de l’utilisation de leurs données et des communications qu’ils peuvent recevoir via la plateforme,
• vous veillez au respect des droits des personnes et répondez aux demandes d’accès, de rectification, d’opposition, etc. qui vous sont adressées.
• RDVnow met à votre disposition des outils et paramètres vous permettant de configurer vos traitements et met en œuvre des mesures raisonnables pour la sécurité et la confidentialité des données traitées pour votre compte.

En cas de contradiction entre les présentes conditions et la Politique de Confidentialité concernant les données personnelles, la Politique de Confidentialité prévaut.

9) Indemnisation

Vous vous engagez à indemniser et dégager de toute responsabilité l’éditeur de la plateforme en cas de réclamation, action ou demande de tiers (notamment vos clients) liée à :

• votre utilisation non conforme du service,
• un manquement à ces conditions ou aux lois applicables (dont les lois sur la protection des données et l’anti-spam),
• tout contenu que vous créez, importez ou envoyez via la plateforme (messages, reçus, documents, etc.).

10) Droit applicable et règlement des litiges

Sauf disposition d’ordre public plus protectrice, les présentes conditions sont régies par les lois applicables dans la province de Québec et par les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent.

En cas de différend, nous vous invitons d’abord à nous contacter pour rechercher une solution amiable. À défaut, tout litige relatif à la validité, l’interprétation ou l’exécution des présentes sera soumis aux tribunaux compétents du district judiciaire de Montréal (Québec, Canada).

11) Contact

Pour toute question sur ces conditions ou sur la manière dont nous gérons vos données, vous pouvez nous écrire à info@rdvnow.ca.