Datenschutzrichtlinie
Bei RDVnow verarbeiten wir nur die Daten, die unbedingt erforderlich sind,
um die Plattform für Terminbuchung, E-Mail-Erinnerungen, Belegversand und
Kundenzufriedenheitsumfragen zu betreiben. Diese Richtlinie erklärt, welche Daten zu
welchen Zwecken erhoben werden und welche Rechte Sie haben.
1) Wer ist verantwortlich?
RDVnow stellt eine Online-Software (SaaS) zur Verfügung, die von Fachpersonen
und Unternehmen genutzt wird, um Termine zu verwalten, Erinnerungen zu versenden,
Belege auszustellen und Zufriedenheitsfeedback zu sammeln. Im Allgemeinen:
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die Fachperson bzw. das Unternehmen, das Sie einlädt oder betreut, bleibt für die Daten
seiner eigenen Kundinnen und Kunden als „Verantwortlicher“ zuständig,
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RDVnow handelt als technischer Dienstleister („Auftragsverarbeiter“),
der diese Daten im Auftrag der Fachperson speichert und verarbeitet, entsprechend deren Weisungen.
2) Daten, die wir verarbeiten
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Kontodaten:
E-Mail-Adresse, optional Vor- und Nachname, Sprache der Benutzeroberfläche,
Kontoeinstellungen, Benutzerrollen und konfigurierte Dienstpräferenzen.
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Termindaten:
Name der Kundin/des Kunden, Kontaktdaten, zugehörige Leistung, beteiligte Fachpersonen,
Datum und Uhrzeit des Termins, Status (bestätigt, storniert, verschoben, Nichterscheinen usw.).
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Kommunikationsdaten:
Inhalte von Erinnerungen, Einladungen, Bestätigungs-/Verschiebungs-/Storno-Links
sowie technische Zustellinformationen (geöffnet / nicht geöffnet, Bounce,
Abmeldung, Klicks).
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Zufriedenheitsdaten:
Bewertungen von 1 bis 5 sowie ggf. Kommentare nach einem Termin,
zusammen mit zugehörigen Metadaten (Datum, Uhrzeit, Fachperson oder Service).
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Zahlungsdaten:
Zahlungen werden sicher über unseren Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe) abgewickelt.
Wir speichern Ihre Kreditkartennummern nicht auf unseren Servern.
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Abrechnungs- und Belegdaten:
Rechnungsdaten, Informationen zu abonnierten Tarifen,
abgerechnete Beträge, Transaktionskennungen sowie elektronische Kopien
von Rechnungen und Belegen, die über die Plattform versendet oder erzeugt werden.
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Technische Daten:
Server-Logs, IP-Adresse, Browsertyp, Gerätekonfiguration,
technische Cookies, Sitzungskennungen und ähnliche Informationen für Sicherheit,
Missbrauchsprävention und aggregierte Nutzungsstatistiken.
3) Warum verwenden wir Ihre Daten?
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Bereitstellung des Dienstes: Terminbuchung, Erinnerungen, Zufriedenheitsumfragen,
Versand und Erstellung elektronischer Belege oder Rechnungen, Exporte und Dashboards.
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Gewährleistung der Sicherheit: Authentifizierung, Zugriffsprotokollierung,
Rechteverwaltung, Bekämpfung von Spam und Missbrauch, Betrugsprävention.
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Verbesserung der Plattform: anonymisierte Statistiken, Performance-Monitoring,
Benutzerfreundlichkeit und Tests neuer Funktionen.
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Verwaltung von Abonnements und Abrechnung für kostenpflichtige Konten
(Zahlungsverfolgung, Tarifverwaltung, Rechnungshistorie).
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Information über wichtige Aktualisierungen des Dienstes (technische Änderungen,
Sicherheit, Nutzungsbedingungen, geplante Wartungsfenster).
4) Auftragsverarbeiter und Übermittlungen
Wir können spezialisierte Dienstleister einsetzen (Hosting, Versand transaktionaler E-Mails,
Zahlungsdienstleister, Monitoring- oder Support-Tools).
Diese Dienstleister erhalten nur Zugriff auf Daten, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben
unter Vertraulichkeits- und Sicherheitsvereinbarungen erforderlich ist.
Anwendungsdaten werden vorrangig in Rechenzentren in Toronto (Ontario, Kanada)
oder in Infrastrukturen mit einem gleichwertigen Schutzniveau gehostet.
Werden Daten außerhalb Ihres Landes verarbeitet, wählen wir nach Möglichkeit namhafte
Anbieter und sichern diese Übermittlungen vertraglich ab.
5) Aufbewahrungsfristen
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Kontodaten: werden für die Dauer der Nutzung der Plattform gespeichert
und anschließend für einen kurzen Zeitraum archiviert, falls rechtliche
Verpflichtungen oder Streitigkeiten dies erfordern.
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Termin-, Kommunikations-, Zufriedenheits- und Belegdaten:
werden solange aufbewahrt, wie Ihr Konto aktiv ist, und danach je nach betrieblichen
Erfordernissen gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längeren gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen bestehen (z. B. steuerliche).
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Technische Logs: werden in der Regel einige Wochen bis wenige Monate aufbewahrt,
es sei denn, Sicherheits- oder Untersuchungszwecke erfordern eine längere Speicherung.
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Abrechnungsdaten: werden für die nach geltendem Steuerrecht vorgeschriebene Dauer aufbewahrt.
6) Cookies und ähnliche Technologien
Wir verwenden unbedingt erforderliche Cookies für Login, Sicherheit,
Sitzungsverwaltung und Spracheinstellungen.
Außerdem können Analyse- und Optimierungs-Cookies eingesetzt werden,
um die Nutzung der Plattform in aggregierter Form besser zu verstehen.
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass optionale Cookies abgelehnt werden.
Einige Dienste funktionieren dann möglicherweise schlechter oder weniger personalisiert.
7) Ihre Rechte
Abhängig von Ihrer Situation und der anwendbaren Gesetzgebung können Sie insbesondere:
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Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten verlangen,
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die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen,
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die Löschung bestimmter Daten verlangen, soweit gesetzlich zulässig,
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bestimmten Verarbeitungen widersprechen oder deren Einschränkung verlangen,
soweit das Gesetz dies vorsieht,
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Ihre Einwilligung widerrufen, wenn die Verarbeitung darauf beruht, ohne Rückwirkung
auf bereits erfolgte Verarbeitungen.
Um diese Rechte auszuüben oder bei Fragen zu dieser Richtlinie können Sie uns unter
info@rdvnow.ca kontaktieren.
Gegebenenfalls bitten wir Sie um zusätzliche Informationen, um Ihre Identität zu prüfen.
8) Aktualisierungen dieser Richtlinie
Wir können diese Datenschutzrichtlinie anpassen, um Änderungen am Dienst,
der Gesetzeslage oder unseren internen Praktiken widerzuspiegeln.
Bei wesentlichen Änderungen können wir Sie per E-Mail oder in der Anwendung informieren.
9) Datensicherheit
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein,
um Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Zerstörung zu schützen.
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Verschlüsselung der Kommunikation zwischen Ihrem Browser und unseren Servern (HTTPS),
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Zugriffskontrollen und Trennung von Umgebungen (Produktion / Test),
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regelmäßige Backups und Überwachung der Infrastruktur,
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beschränkter Zugang zu Daten nur für Personen, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Da kein System vollständig unangreifbar ist, können wir keine absolute Sicherheit garantieren.
Bei einem schwerwiegenden Sicherheitsvorfall in Bezug auf Ihre Daten können wir Sie informieren,
sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
10) Verarbeitung im Auftrag von Fachpersonen
Wenn Sie RDVnow als Fachperson zur Verarbeitung von Daten Ihrer eigenen Kundinnen und Kunden
(Patienten, Nutzer, Mitglieder usw.) einsetzen, bleiben Sie für die Einhaltung der
Datenschutzgesetze und die erforderlichen Informationen gegenüber diesen Personen verantwortlich.
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Sie über eine geeignete Rechtsgrundlage verfügen, um Ihre Kundinnen und Kunden zu kontaktieren
(Einwilligung, Vertragsbeziehung, berechtigtes Interesse usw.),
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Sie sicherstellen, dass die über die Plattform versendeten Inhalte die geltenden Vorschriften
(Anti-Spam, Gesundheitswesen, Berufsgeheimnis, Werbung usw.) einhalten,
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Sie legen Aufbewahrungsfristen fest, die zu Ihrer Tätigkeit und Ihren gesetzlichen
Pflichten passen.
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RDVnow verarbeitet Daten in Ihrem Auftrag ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes,
im Einklang mit diesen Bedingungen und Ihren Konfigurationseinstellungen.
Allgemeine Nutzungsbedingungen
Durch die Erstellung eines Kontos oder die Nutzung von RDVnow akzeptieren Sie diese Nutzungsbedingungen.
Sie beschreiben den Rahmen, in dem die Plattform von Administratoren, Mitarbeitenden
und Endkund*innen genutzt werden darf.
1) Zweck des Dienstes
RDVnow ist ein Online-Dienst, mit dem Fachpersonen Termine anbieten,
automatische Erinnerungen versenden, Kundenzufriedenheit erfassen, Belege erstellen und versenden
(z. B. als PDF oder per E-Mail) sowie Dashboards und Berichte erzeugen können.
Der Dienst wird „wie besehen“ im SaaS-Modus (Software as a Service) bereitgestellt, ohne lokale Installation,
auf Basis der zum Zeitpunkt der Nutzung verfügbaren Funktionen.
2) Kontoerstellung und Zugang
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Sie müssen ein Unternehmen, eine Organisation oder eine Fachperson sein, die im Rahmen ihrer
Tätigkeit handelt, um ein Konto zu eröffnen.
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Sie sind für die Richtigkeit der bei der Anmeldung angegebenen Informationen
und deren Aktualisierung verantwortlich.
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Sie sind für die Vertraulichkeit Ihrer Zugangsdaten und für jede Nutzung Ihres Kontos
(einschließlich durch Mitarbeitende) verantwortlich.
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Sie müssen sicherstellen, dass Personen, die Sie zur Nutzung der Plattform in Ihrem Namen
autorisieren, diese Bedingungen ebenfalls einhalten.
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Sie müssen sicherstellen, dass Sie berechtigt sind, die Kontaktdaten der von Ihnen
kontaktierten Personen (Kund*innen, Patient*innen, Nutzer*innen usw.) in die Plattform
zu importieren oder einzugeben.
3) Abonnement, Testphase und Kündigung
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Der Dienst kann eine kostenlose Testphase enthalten, zeitlich und funktional begrenzt,
damit Sie die Lösung ausprobieren können.
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Nach dieser Phase kann die weitere Nutzung ein kostenpflichtiges Abonnement erfordern,
gemäß den auf der Website oder in Ihrem Verwaltungsbereich angegebenen Preisen.
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Sie können Ihr Abonnement gemäß den in Ihrem Abrechnungsbereich angegebenen Bedingungen kündigen.
Bereits berechnete Beträge werden, sofern nicht anders angegeben, nicht erstattet.
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Wir können Preise für zukünftige Zeiträume mit angemessener Vorankündigung ändern,
z. B. per E-Mail oder innerhalb der Anwendung.
4) Ordnungsgemäße Nutzung und Verantwortung
Sie verpflichten sich, die Plattform unter Einhaltung der geltenden Gesetze zu nutzen
(Datenschutz, Berufsgeheimnis, Gesundheitsrecht, Werbung, Anti-Spam usw.).
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Sie dürfen die Plattform nicht zum Versenden von Spam oder illegalen, beleidigenden,
diskriminierenden oder irreführenden Inhalten nutzen.
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Sie sind für die Inhalte der Nachrichten, Belege, Formulare und Dokumente verantwortlich,
die Sie über die Plattform an Ihre Kund*innen senden.
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Sie allein sind für die rechtliche, steuerliche und regulatorische Konformität der Belege, Rechnungen
und sonstigen Dokumente verantwortlich, die Sie über die Plattform erstellen oder senden.
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RDVnow erteilt keine medizinische, rechtliche oder finanzielle Beratung:
Die Beziehung zu Ihren Kund*innen, die Qualität der Leistungen, Diagnosen, Verordnungen
oder Empfehlungen liegen ausschließlich in Ihrer Verantwortung.
5) Verfügbarkeit des Dienstes
Wir setzen angemessene Maßnahmen ein, um einen stabilen und sicheren Betrieb zu gewährleisten,
einschließlich regelmäßiger Backups und technischer Überwachung.
Vorübergehende Unterbrechungen können auftreten (Wartung, Updates, Störungen, höhere Gewalt).
Wir bemühen uns, Dauer und Auswirkungen zu begrenzen, können jedoch keine 100%ige Verfügbarkeit garantieren.
Bestimmte Funktionen hängen von Drittanbietern ab (Hosting, E-Mail, Zahlungen usw.).
Deren Nichtverfügbarkeit oder vorübergehende Einschränkungen können den Dienst beeinflussen,
ohne dass daraus eine weitergehende Haftung entsteht.
6) Haftungsbeschränkung
Soweit gesetzlich zulässig, haftet RDVnow nicht für indirekte Schäden,
Datenverlust, Betriebsunterbrechungen oder entgangenen Gewinn, die aus der Nutzung
oder der Unmöglichkeit der Nutzung der Plattform entstehen.
Sie bleiben gegenüber Ihren eigenen Kund*innen verantwortlich (Qualität der Leistungen,
Inhalte der Nachrichten, Einhaltung von Fristen, Konformität von Belegen und Dokumenten usw.).
Wird eine Haftung von RDVnow festgestellt, ist die Gesamthaftung Ihnen gegenüber,
aus welchem Grund auch immer, in jedem Fall auf die Gesamtbeträge der Abogebühren begrenzt,
die Sie in den zwölf (12) Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis tatsächlich gezahlt haben.
Wir haften nicht für Schäden, die aus unsachgemäßer Nutzung, falscher Konfiguration,
unzureichender Sicherung Ihrer Zugänge oder aus höherer Gewalt bzw. Vorfällen bei Infrastruktur-Anbietern entstehen.
7) Geistiges Eigentum
Die Plattform, ihr Design, ihre Funktionen, ihr Code und ihre Logos sind durch Gesetze zum geistigen Eigentum geschützt.
Sie erhalten ein persönliches, nicht exklusives und nicht übertragbares Nutzungsrecht,
beschränkt auf den in diesen Bedingungen definierten Rahmen.
Sie verpflichten sich, nicht zu versuchen, die interne Funktionsweise der Plattform zu rekonstruieren,
sie zu kopieren, weiterzuverkaufen oder Dritten außerhalb Ihrer eigenen beruflichen Nutzung zur Verfügung zu stellen.
Sie behalten das volle Eigentum an den Daten, die Sie über den Dienst importieren oder erzeugen
(Termine, Kundenlisten, E-Mail-Inhalte, Belege usw.).
8) Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag professioneller Kund*innen
Wenn Sie RDVnow zur Verarbeitung von Daten Ihrer eigenen Kund*innen verwenden,
gelten Sie als Verantwortlicher und RDVnow als Auftragsverarbeiter
im Sinne der anwendbaren Datenschutzgesetze.
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Sie bestimmen Zwecke und Mittel der über die Plattform durchgeführten Verarbeitung
(Nachrichtentypen, Inhalte, Aufbewahrungsfristen usw.),
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Sie informieren Ihre Kund*innen ordnungsgemäß über die Nutzung ihrer Daten
und die Kommunikation, die sie über die Plattform erhalten können,
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Sie stellen die Wahrung der Betroffenenrechte sicher und beantworten Anfragen
auf Auskunft, Berichtigung, Widerspruch usw.
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RDVnow stellt Ihnen Werkzeuge und Einstellungen zur Verfügung, um Ihre Verarbeitung zu konfigurieren,
und setzt angemessene Maßnahmen für Sicherheit und Vertraulichkeit der in Ihrem Auftrag verarbeiteten Daten um.
Bei Widersprüchen zwischen diesen Bedingungen und der Datenschutzrichtlinie in Bezug auf personenbezogene Daten
hat die Datenschutzrichtlinie Vorrang.
9) Freistellung
Sie verpflichten sich, den Herausgeber der Plattform von allen Ansprüchen, Klagen oder Forderungen Dritter
(insbesondere Ihrer Kund*innen) freizustellen, die im Zusammenhang stehen mit:
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Ihre nicht vertragsgemäße Nutzung des Dienstes,
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einen Verstoß gegen diese Bedingungen oder geltende Gesetze (einschließlich Datenschutz- und Anti-Spam-Gesetze),
-
alle Inhalte, die Sie über die Plattform erstellen, importieren oder versenden (Nachrichten, Belege, Dokumente usw.).
10) Anwendbares Recht und Streitbeilegung
Sofern keine zwingendere Schutzvorschrift gilt, unterliegen diese Bedingungen den Gesetzen
der Provinz Québec sowie den dort anwendbaren Bundesgesetzen Kanadas.
Im Streitfall bitten wir Sie, uns zunächst zu kontaktieren, um eine einvernehmliche Lösung zu finden.
Andernfalls werden alle Streitigkeiten über Gültigkeit, Auslegung oder Erfüllung dieser Bedingungen
den zuständigen Gerichten des Gerichtsbezirks Montréal (Québec, Kanada) vorgelegt.
11) Kontakt
Bei Fragen zu diesen Bedingungen oder zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie uns unter
info@rdvnow.ca kontaktieren.
